माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस (MS Office) सबसे Popular Office suite है suite का अर्थ – एक जैसे Computer Programs का एक सेट होता है। इन program के द्वारा एक दूसरे से Data को share किया जा सकता हैं इनके Tools भी लगभग एक समान होते हैं इस लिए इन्हें सुइट कहा जाता है। Ms Suite में ऑफिस में काम आने वाले सभी program का एक सेट का निर्माण किया जाता है जिससे Office work और भी आसान हो जाता है। Office में कई प्रकार के कार्य किये जाते हैं जैसे – लेटर बनाना, Spreadsheet बनाना, Presentation बनाना, email भेजना, Database Management करना आदि कार्य किये जाते है।
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का इतिहास-
Office के सभी कार्य करने के लिए Microsoft ने Computer software का एक ऐसा package का निर्माण किया जिसके द्वारा Computer के माध्यम से Office के सारे कार्य करना संभव हुआ। इस Program में वह सभी कार्य हो सकते थे जो एक Office के लिए आवश्यक थे इससे पहले Type writer के द्वारा Letter को type किया जाता था। परन्तु कोई भी File Save नहीं की जा सकती थी यदि कोई गलती हो गई तो दोबारा से पूरा type करना पडता था लेकिन Computer program में सबसे बडी सुविधा इसी बात की थी कि Matter में कभी भी Correction कर सकते थे तथा उसे सुरक्षित रख सकते थे एवं जब चाहो तब Print भी निकाल सकते थे।
माइक्रोसॉफ़्ट ऑफ़िस के घटक –
- माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word)
- माइक्रोसॉफ्ट ऍक्सेल (Microsoft Excel)
- माइक्रोसॉफ्ट पावरप्वाइण्ट (Microsoft PowerPoint)
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस (Microsoft Access)
- माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक (Microsoft Outlook)
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word)
Microsoft Word दुनिया का सबसे लोकप्रिय Word Processors है। Word Processors ऐसा Software होता है जिसकी सहायता से कोई भी Document को तीव्रता से बनाया जा सकता हैं तथा उसमें बदलाव कर सकते हैं उसमें वे सारे Tools होते हैं जो किसी भी Document को बनाने के लिए आवश्यक होते हैं इससे आप Letter, Resume, Application, Invitation आदि आसानी से Type कर सकते है Microsoft Word दुनियाभर के कार्यालयों में सबसे ज्यादा प्रयोग की जाने वाली Application है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel)
Microsoft excel को Ms Excel या Excel भी कहा जाता है। यह एक Spreadsheet Program होता है जो Data को Tabular Format में तैयार करने के लिए उपयोग किया जाता है। Ms Word के बाद यह दूसरा और सबसे ज्यादा प्रयोग में लाया जाने वाला Software है इसकी विशेषताओं की वजह से यह लाखों Accountant ओर Office Employee की पहली पसंद है। Microsoft Excel के द्वारा ऑफिस के कार्यों को शीघ्रता से किया जा सकता है।
Microsoft excel में बहुत सारे Formula मौजूद होते हैं जिसे किसी भी Spreadsheet पर Apply करने पर कठिन Calculation को भी मिनटों में Automatic तरीके से पूरा किया जा सकता है। इन Formulas को एक बार Sheet में Save करके हर महीने निरंतर Repeat होने वाले कार्यों को आसानी से किया जा सकता हैं। Microsoft excel में बडी आसानी से Salary chart, Office employee, Database management, Billing Software, stock management Software आदि तैयार किये जा सकते है।
माइक्रोसॉफ्ट पावर पॉइंट (Microsoft Power Point)
Microsoft Power Point एक Presentation program है जिसमें Slide format में बनाया जाता है जिसमें Multimedia (Photo, Sound, Animation, Graphics, Graph, Video और Text ) के द्वारा Presentation तैयार किया जाता है। Microsoft Power Point किसी भी कार्यालय में Presentation देने में कार्यशाला में Training देने में बहुत काम आता है और सबसे अधिक प्रयोग किया जाता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस (Microsoft Access)
Microsoft Access एक Database Management Software है इसका उपयोग Database file बनाने Database को Manage करने Database का विश्लेषण करने और एक ही Database पर कई प्रकार की भिन्न-भिन्न Report को तैयार करने के लिए किया जाता है Database को Store करने के लिए इसमें बडे ही आसान फार्म बनाये जाते है। जिसमें Drop Down Menu, Text Box, Button आदि का उपयोग किया जाता है जिसकी सहायता से कोई भी User बडी आसानी के साथ Data entry कर सकता है ये सारा Data एक Basic Spreadsheet में Save होता रहता है जिसे आसानी से अन्य किसी भी Database Management software में Export किया जा सकता है साथ ही MS Excel में भी उस File को ले जाया जा सकता हैं कई मायनों में ये Software excel से भी बेहतर काम कर सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक (Microsoft Outlook)
Microsoft Outlook एक Personal information manager है इसे Outlook Express भी कहा जाता है। इसमें किसी भी email Address को Offline ओर Online Manage किया जा सकता है अर्थात अगर एक बार Outlook express में Email address से Login कर लेने के बाद Email भेजने Receive करने के लिए Web Browser ओपन करने की कोई आवश्यकता नहीं होती है इसके साथ ही Outlook में Calendar Management, Task manager, Contact Manager और Notebook जैसी सुविधाओं को भी उपयोग किया जा सकता है।